La detección es una etapa crítica en la lucha contra el fraude y es el momento en el que se espera que los conocimientos adquiridos y las herramientas establecidas por la entidad involucrada en la gestión e implementación del Mecanismo produzcan resultados.

Las anomalías detectadas deben de verificarse y, si conducen a hechos que dan lugar a la presunción de la existencia de una posible actividad ilegal que va en detrimento a los intereses de la UE, deberán de tomarse medidas en dos sentidos:

1. En la prevención, puesto que la organización necesita implementar medidas que mitiguen el daño potencial.
2. En la investigación, ya que la información, una vez realizadas las verificaciones y comprobaciones oportunas, debe de ser canalizada hacia las autoridades judiciales o administrativas competentes a efectos de su enjuiciamiento penal o valoración de la presunta infracción.

Es importante que todas las medidas de detección sean eficientes y proporcionales al nivel y naturaleza de los riesgos de fraude, corrupción, conflictos de interés y doble financiación identificados, tanto en cantidad (número de medidas) como en calidad (naturaleza de las medidas).

Entender cómo se han detectado los fraudes es un elemento clave para investigar los esquemas de fraude e implementar estrategias y modelos de prevención y para establecer controles de detección destinados a descubrir las situaciones fraudulentas o ilegales lo más rápido posible después de su ocurrencia.

A continuación, se ofrecen unas pautas para concretar las medidas de detección: 

• Establecimiento de banderas rojas

Un indicador de alerta o bandera roja representa un aviso de que algo inusual ha ocurrido y que no se corresponde con la actividad normal y rutinaria de la entidad, constituyéndose como señales de alarma, pistas o indicios de posible fraude o corrupción.

Constituyen, por tanto, una señal de que algo se sale de lo habitual y necesita ser examinado con más detenimiento.

La presencia de indicadores de alerta deberá obligar al personal y a los responsables a permanecer vigilantes y a adoptar las medidas necesarias para confirmar o negar que existe un riesgo de fraude.

Hay que tener en cuenta que la existencia de una bandera roja no implica necesariamente la existencia de fraude u otras irregularidades, pero sí indica que una
determinada área de actividad necesita atención extra para descartar o confirmar una actividad potencialmente irregular.

• Herramientas informáticas o bases de datos

Muchos de los indicadores de fraude y otras conductas irregulares, tanto reales como potenciales, radican en los datos sobre transacciones, datos operativos y datos financieros de las entidades, y pueden identificarse utilizando técnicas y herramientas de tratamiento y análisis de datos.

Estos análisis proactivos de datos utilizan sofisticadas pruebas analíticas, pruebas cruzadas informatizadas e identifican relaciones que no resultan inicialmente obvias, con el objetivo de poner de relieve potenciales fraudes y conductas irregulares que pueden pasar inadvertidos para la dirección, a menudo durante años.

Este tipo de técnicas permiten detectar irregularidades que cumplen un patrón conocido, gestionar grandes cantidades de datos, identificar elementos que se comportan de forma anómala o s,ervir de evaluación de los controles de detección existentes.

En este sentido, se considera muy relevante explotar las bases de datos de gestión económica de la propia entidad.

Se relacionan estos dos sistemas de información:

• Sistemas de información a los que se accede previa suscripción, adhesión o convenio:
       - Arachne.
       - Plataforma de intermediación de datos.
       - Colegio de Registradores.
       - Consejo General del Notariado.
• Sistemas de información de acceso abierto:
       - Sistema de exclusión y detección precoz.
       - Sistema de transparencia financiera.
       - Base de datos nacional de subvenciones.
       - Plataforma de contratación del Sector Público.
       - Información sobre convenios y encomiendas.
       - Convenios y encomiendas del Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes.
       - INVENTE (Inventario de entidades pertenecientes al sector Público Estatal, Autonómico y Local).
       - Registro público concursal.
       - LibreBOR.
       - Infocif.

• Canal de denuncias

Los tres métodos más frecuentes para la detección del fraude, entendido este último en un sentido amplio, son las denuncias, la auditoría interna y, la revisión de la dirección.

De conformidad con lo anterior, contar con un canal de denuncias como elemento de detección se considera esencial para descubrir el fraude, la corrupción, los conflictos de interés o la doble financiación lo más rápido posible después de que se hayan materializado tales riesgos, permite suplir el inadecuado funcionamiento de las medidas preventivas y, su mera existencia, actúa como un elemento disuasorio.

El canal de denuncias tiene por objeto que las personas que tengan conocimiento de hechos que puedan ser constitutivos de fraude o irregularidad en
proyectos u operaciones financiados con fondos europeos puedan ponerlos en conocimiento de la Administración a través del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude.